Effectiveness of meeting

Effectiveness of meeting
Uliel Ambry Admin Puk Masari

Banyak hal kenapa rapat tidak bisa memecahkan masalah secara cepat, bisa
berasal ketidak mampuan para pemimpin rapat, kurangnya persiapan draf rapat yang
disampaikan, kurangnya komunikasi interpersonal, tujuan rapat cenderung hanya
menampung keluhan dan laporan semata bukan mencari kompromi win-win solution
dan tentu saja penataan SDM yang kurang terapresiasi karena keterbatasannya
struktur organisasi dan jelas belum adanya panduan resmi dari organisasi.akan tetapi
dalam organisasi kegiatan rapat tidak bisa diganti dengan kegiatan lain yang
sejenisnya.

Peran pemimpin dan moderator rapat sangat penting, karena merekalah
manajer rapat yang bisa menarik dan mengulur, terkadang kompromi juga bisa
bersifat tegas terhadap usulan dan perdebatan yang tidak relevan dan terlalu
melebar dari masalah utama yang dibicarakan dalam rapat.
Walaupun hal biasa ada perdebatan, karena kita ketahui rapat adalah media
publikasi personal bagi siapapun untuk menyampaikan kualitas personal anda secara
tidak langsung didepan rekan-rekan kerja anda atau tentu saja didepan struktur
pemimpin anda, tapi dengan rapat juga bisa menciptakan lawan yang rentan akan
konflik personal.

Persiapan Teknis Rapat.

Persiapan teknis rapat yang paling utama dapat dilihat dari struktur penyelengara
rapat, yang dimotori tenaga adminsitrasi atau sekretaris organsasi yang menata secara
fsikal maupun teknis lapangan. Apa saja persiapan teknis rapat, antara lain :

a. Pra Persiapan Rapat :

Publikasi rapat, surat undangan, konfirmasi rapat adalah kegiatan utama yang harus
dilaksnakan oleh para penyelengara rapat. Namun rapat tergantung pada
sejauhmana komunikasi telah berjalan secara positif sampai pada para peserta, nara
sumber, sturktur organisasi atau pihak penyelenggara. Pra persiapan rapat ini harus
dikelola seminggu menjelang rapat seperti informasi pelaksanaan rapat melalui surat
resmi atau bisa juga menggunakan SMS ataupun bisa dengan media email internet
ataupun melalui undangan resmi organisasi atau perusahaan. Artinya konfirmasi dan

koordinasi sangat dipentingkan, karena rapat akan berlangsung baik kalau pesertanya
bisa hadir sesuai dengan qorum, nara sumbernya siap hadir dan perlatan telah
tersedia dengan baik.

b. Penjadwalan agenda rapat :

Penjadwalan bagian administratif yang harus disiapkan oleh panitya yaitu Susunan
acara rapat, tata tertib rapat, materi dan draf rapat semua sudah dignadakan kalau
bisa sudah dilampirkan dalam surat undangan rapat.

c. Mendatangkan Nara sumber :

Siapa nara sumber yang menambah kedalaman formalitas rapat, tidak sebatas
mengulas masalah organisasi dan dipimpin oleh kepsek atau struktur yayasan semata,
sehingga terkadang rapat tidak punya daya tarik bagi peserta, karena terlihat
monoton membicarakan kebutuhan dan keuntungan organsasi, tidak ada muatan
pembinaan peserta ataupun materi pengayaan yang semakin menambah
peningkatan wawsan peserta, akan tetapi terkadang hal ini dilupakan dengan dalih
pembiyaan sekolah yang berat, padahal rapat sambil disertai pelatihan justru
meringankan anggaran sekolah dalam pembinaan. Tentu saja nara sumber yang bisa
menambah wawasan dan keterampilan bukan sekedar formalitas yayasan untuk
mengsosialisasikan keberadaan organisasi. Rapat bisa dikombinasikan dengan
pelatihan punya nilai positif bagi daya tarik peserta rapat untuk hadir dengan tema
yang bisa memperkaya prfesionalisme kerja, tapi tentu saja kalau rapat darurat dan
tertentu harus disesuaikan dengan kondisi permasalahan sekolah.

d. Persipan fisik : Ruangan rapat, posisi tempat duduk, audio visual, tata
cahaya.

Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran
jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan
rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room
atau Conference Room yang telah ada di lingkungan kantor.

Jika rapat diselenggarakan di Hotel harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat,
waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman
hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah
mempersiapkan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. .
Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih
dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan :

 Jumlah partisipan
 Hubungan masing-masing partisipan
 Level keintiman
 Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)

Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
Selain perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakan untuk keperluan rapat
seperti:

Papan dan alat tulis, Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan
markernya, OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa
dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft PowerPoint.
Peserta rapat.

Dalam rapat, keputusan-keputusan penting ditetapkan, permasalahan diungkapkan,
dan ide-ide baru dicetuskan.Rapat yang baik akan menghasilkan hal-hal yang
bermanfaat bagi para peserta rapat, juga organisasi di mana rapat
dijalankan.Sayangnya, terkadang rapat bisa juga berjalan tidak seperti yang
diharapkan. Beragam karakter peserta rapat punya andil dalam penentuan hasil
rapat.

Mungkin ada peserta rapat yang aktif menyumbang ide-ide segar, ada pula yang
sibuk mencatat, ada yang hanya mengangguk-angguk, atau bahkan ada yang
terkantuk-kantuk.

1. Si Moderator

Para moderator bisa dibilang pemimpin rapat. Moderator rapat bertanggung jawab
mengatur jalannya rapat dan menengahi setiap perdebatan. Tipe peserta rapat
berjiwa moderator biasanya hadir paling awal dan paling tidak suka terlambat. Dalam
diskusi, mereka sangat vokal memberi saran dan pendapat, berusaha menengahi
perdebatan yang terjadi, dan mengambil kesimpulan.

2. Pencandu rapat

Peserta rapat jenis ini biasanya sangat berapi-api dalam menyumbangkan ide, namun
lembek dalam realisasi. Mereka sangat gemar presentasi di rapat, meyakinkan semua
peserta rapat akan ide-idenya, dan sangat suka mengundang orang untuk rapat
untuk membahas hal penting sampai yang tidak penting.

3. Si pembantah

Saat pimpinan rapat memberi kebebasan kepada semua peserta untuk menyumbang
ide dan masukan, si pembantah tidak akan angkat suara untuk menyumbang ide. Ia
baru akan bicara untuk mematahkan ide orang lain. Bagi si pembantah, tak ada yang
lebih benar daripada pendapatnya sendiri.

4. Maniak gadget

Para maniak gadget hadir di ruang rapat dengan perangkat-perangkat teknologi
terbarunya: proyektor, notebook, iPad, dan ponsel pintar keluaran terbaru. Bagi
mereka, rapat tidaklah menarik tanpa penggunaan gadget canggih. Untuk presentasi
biasa saja, mereka sudah siap dengan Power Point, hasil rapat yang dicatat di iPad,
dan agenda rapat yang tersimpan rapi di ponsel.

5. Mr/Miss Ring-ring

Dalam satu kali rapat berdurasi satu jam, si Mr/Miss Ring-ring bisa lebih dari lima kali
mengangkat ponsel. Itu pun tak termasuk puluhan notifikasi yang membuat ponselnya
berbunyi dan bergetar selama rapat. Jika tak pandai mengatur mana panggilan
telepon yang harus diangkat dan mana yang bisa ditangguhkan, keberadaan Mr/Miss
Ring-ring akan sangat mengganggu jalannya rapat. Selain suara telepon yang
mengganggu, mereka tak bisa fokus pada rapat itu sendiri.

6. Si pelawak

Perbedaan pendapat terkadang membuat suasana rapat tegang. Jika ketegangan
dibiarkan terus, bukan tak mungkin perselisihan terjadi. Di sini, para “pelawak” di rapat
berperan untuk mencairkan suasana. Sedikit humor dan candaan ringan yang
mengundang tawa baik untuk meredakan ketegangan rapat. Yang perlu dihindari,
lawakan yang mendominasi rapat, karena akan mengulur waktu dan membuyarkan
konsentrasi.

7. Si apatis

Mereka tak membantah pendapat, tak memberi ide, dan tak mengacaukan rapat,
namun tak memberi kontribusi yang baik untuk rapat. Para peserta rapat yang apatis
cenderung tidak peduli dengan apa yang terjadi dalam rapat. Keberadaan mereka
pun sering tak disadari di dalam rapat. Mereka yang apatis biasanya tidak memahami
benar apa hasil rapat dan berpotensi membuat kesalahan dalam menjalankan hasil
rapat.

Tipe-tipe lain peserta rapat adalah sebagai berikut :

1) Tipe pemberi informasi

Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan
yang sangat luas dan ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering
dijuluki dengan kamus berjalan. Para peserta rapat yang mengalami kesulitan untuk
memahami materi pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari peserta
rapat yang mempunyai tipe ini.

2) Tipe pemberi semangat

Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki kamauan dan kemampuan
kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain. Peserta rapat yang
mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga
orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja.

3) Tipe inisiatif

Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan
rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya
data-data yang jelas untuk menyeleseikan masalah yang dibahas. Pada saat
demikian, peserta rapat bertipe inisiatif akan memberi jalan keluar untuk penyelesian
yang akan dihadapi.

4) Tipe pemersatu

Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu mengusahakan persatuan dan
kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat di antara para peserta rapat, sehingga
sering disebut sebagai juru damai. Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu
biasanya memiliki sifat-sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan berjiwa
besar.

5) Tipe penyerang

Peserta rapat dengan tipe penyerang biasanya selalu menentang pendapat atau
tidak setuju dengan pendapat peserta lain. Peserta rapat tipe ini gemar menyerang
atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulya perdebatan
yang panjang dan dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok. Dalam hal ini,
seorang pemimpin rapat hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak
menimbulkan masalah baru.

6) Tipe perantara

Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara
atau penjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini
membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang belum jelas, sehingga
seluruh peserta menjadi jelas. Tipe peserta ini hampir sama dengan tipe pemersatu
yang selalu menginginkan persatuan dan kesatuan dalam pelaksanaan rapat. Peserta
rapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa
diantara lainnya.

7) Tipe pendengar

Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini
hanya berperan sebagai pendengar yang baik. Ia hanya mendengarkan informasiEffectiveness

informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak
suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran dan lebih bersifat pendiam.
Struktur peserta dan pemimpin rapat :
berapa peserta yang hadir, siapa pemimpin rapat dan siapa moderator rapat
Penatataan waktu dan instrupsi.

1. Pertanyaan umum

Pertanyaan umum diajukan untuk mengaktifkan seluruh pesertarapat. Semua siajak
serta untuk berpikir mencari jawaban dari pertanyaan yang bersifat umum.
Contohnya: Menurut pendapat Saudara-saudara, bagaimana cara promosi yang
efektif?

2. Pertanyaan langsung

Pertanyaan langsung biasanya dilakukan oelh pemimpin rapat. Pertanyaan langsung
diajukan dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta
rapat agar aktif dalam rapat. Pertanyaan langsung berguna untuk menghentikan
percakapan pribadi antar peserta rapat. Selain itu tuja berguna untuk meningkatkan
rasa percaya diri peserta rapat yang dapat menjawab pertanyaan tesebut.
Contohnya: Saudara Roni, menurut pendapat anda bagaimana cara promosi yang
efektif?

3. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan

Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada
peserta lainnya yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan
bersama oleh forum rapat.
Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open
management. Apakah Sadari tahu mengenai itu?

4. Pertanyaan terbuka

Dalam pertanyaan ini, jenis pertanyaan ini diajukan terbuka, yang diungkapkan dalam
kata-kata yang bersifat umum. Jawaban dari pertanyaan terbuka dapat bervariasi
atau bermacam-macam. Biasanya kalimat tanya diawali dengan kata tanya: apa,
bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.
Contoh: Siapakah yang akan mengepalai divisi ini?

5. Pertanyaan mengembalikan

Yang dimaksud dengan pertanyaan mengembalikan adalah pertanyaan dibalikkan
kepada orang yang bertanya atau pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi.
Pertanyaan dari peserta rapat dikembalikan kepada peserta rapat yang bertanya
atau ditanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga peserta rapat yang
lain ikut aktif memikirkan jawabannya.
Pertanyaan yang dikembalikan kepada peserta rapat berguna untuk memberikan
dorongan kepada peserta rapat untuk aktif, kreatif, dan mengembangkan pola cara
berpikir yang rasional serta menghindari dialog langsung antara pemimpin rapat
dengan seorang peserta rapat.

Contohnya: Saudara A bertanya kepada pemimpin rapat, saudara ketua mengapa
promosi tidak dilakukan secepatnya dalam kurun waktu 1 bulan ini? Dijawab oleh
pemimpin rapat, menurut saudara A sendiri mengapa promosi tidak kita lakukan pada
bulan ini?

6. Pertanyaan faktual

Pertanyaan yang diajukan dengan tujuan untuk memperoleh fakta atau keterangan
lain yang sesuai dengan kenyataan.
Contohnya: Berapa omzet penjualan kita bulan ini

7. Pertanyaan retoris

Pertanyaan retoris adalah pertanyaan yang tidak memerlukan suatu jawaban, karena
orang-orang sudah mengetahui jawabannya.

Contohnya: Bukankah dengan bekerja keras kita akan memperoleh hasil yang
maksimal?

8. Pertanyaan penghargaan

Pertanyaan yang diajukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang
yang telah menyatakan pendapat yang baik, sehingga akan memberikan semangat
atau dorongan kepada peserta lain untuk lebih berani mengemukakan pendapat.
Contohnya: Saudara Ihsan, Anda tadi telah mengemukakan pentingnya open
management. Dapatkah anda menjelaskan hal itu lebih lanjut?

9. Leading question

Maksud leading question ialah suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal
jawabannya telah ada dalam pertanyaan itu sendiri.
Contohnya: Sarana yang kita miliki memang masih kurang, bukan?

Pengendalian rapat

Agar pembahasan suatu masalah dalam rapat tidak keluar dari konteksnya dan tidak
terjadi perdebatan yang berkepanjangan, rapat harus dikendalikan oleh pimpinan
rapat. Jenis-jenis pengendaliannya adalah sebagai berikut :

1. Penegendalain bebas terbatas

Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan kesempatan
secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara
bergantian. Model pengendalian seperti ini terkesan demokratis, namun dapat
memberikan peluang kepada para peserta rapat yang ingin memonopoli
pembicaraan dalam rapat.

2. Pengendalaian secara ketat

Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan
kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para
peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pimpinan rapat dengan
waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan. Model pengendalian seperti ini
terkesan otoriter dan kaku, sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam
mengeluarkan pendapatnya.

3. Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat

Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketet
adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada
peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sebuah mulai
kurang sterkendali, pimpinan rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat,
sehingga keadaan normal kembali.

Jenis Rapat

Sekali rapat sangat urgensi bagi sebuah organisasi bahkan termasuk agenda yang
sering dilakukan sehingga keberadaan rapat ini sangat luas bukan hanya jenjang
administrasi semata, tapi rapat bisa lebih luas ruang lingkupnya.
Secara garis besar rapat bsia dilihat dari tujuan, wilayah dan Menurut jenisnya rapat
dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Rapat Resmi

yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting.
Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat
undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran
rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya
adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas
dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting
adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaikbaiknya.

2. Rapat tidak resmi

yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di
ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak
atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau
informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris
hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya.
Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:

a. Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada
para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan
penjelasan kepada para peserta rapat.

b. Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu
masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk
memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama
yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c. Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu
perselisihan.

Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:

(a) Rapat resmi (formal meeting)

Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah
yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran
jalannya rapat. Peserta rapat akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu
yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

(b) Rapat tidak resmi (informal meeting)

Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang
formal. Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu
hal yang terjadi tiba-tiba.

(c) Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi
yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.

(d) Rapat tertutup

Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan
masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagi berikut :

1. Rapat mingguan

Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya
membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

2. Rapat bulanan

Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas
masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

3. Rapat semesteran

Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang
membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan
program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.

4. Rapat tahunan

Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.Menurut frekuensinya,
rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

1. Rapat rutin

Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.

2. Rapat insidentil
Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah
yang sifatnya penting dan harus diseleseikan bersama.
Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam
yaitu:

A. Rapat Vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka
pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau
dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi
kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan
dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.

B. Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang
setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan
koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari
adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing
pejabat dalam pelaksanaan tugas.
Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua macam antara
lain:

A. Rapat kerja Terpimpin, yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama
dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam
rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam
pelaksanaannya dapat berlangsung secara serentak dan seragam.
B. Rapat kerja terbuka, yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak
memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan
saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan untuk
mendapatkan sumbangan pikiran.
Menurut hasilnya rapat dibagi dua macam:

1. Bersifat mengikat :

Kongres : Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu
Muktamar : Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta
Rapat
Konferensi : Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja
Konperensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah Lanjutan.
Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat tidak mengikat

Debat : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh :
perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
Polemik : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan
secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3
Denpasar.
Diskusi Panel : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh
sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai
aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari
segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
Simposium : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
Temu Karya : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis.

Contoh:temu karya pengembangan ternak sapi.
Seminar : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli.
Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk
Menyongsong Otonomi Daerah”.

Loka Karya : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian
tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk
menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di
SMK

Sarasehan : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh
Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
Temu Wicara : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan
pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.

Penataran : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/me ningkatkan
pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
Penlok (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan
pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
Notula rapat.

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa
notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang
dibicarakan dan diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga
sebagai notulis. Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu
sekretaris dapat pula menjadi seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis
menjadi seorang sekretaris.Notulen merupakan sumber informasi atau sebagai
dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas.
Penyusunan notulen memerlukan kemampuan menulis secara jalas dan singkat.
Penulisan notulen harus didahului dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan
yang mengadakan rapat, serta dimana rapat tersebut diselenggarakan. Setelah itu
menyusun daftar nama peserta rapat beserta jabatannya dan yang terakhir adalah
peserta rapat yang berhalangan hadir juga harus ditulis.
Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah
pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah
lanjutan dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasanpembahasan
serta keputusa-keputusan yang dambil mengenai hal-hal yang
tercantum didalam agenda rapat. Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa
rapat tersebut ditutup.

fungsi notula :

1. Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di
pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan
bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas
tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.
2. Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui
materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
3. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya
sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
4. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya
sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.
5. Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan
dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
6. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan
atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu
kepada ahli hukum.

Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki
seorang notulis. Seorang notulis harus terampil atau mampu:

1. Mendengarkan da menulis
2. Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
3. Konsentrasi yang tinggi
4. Menulis cepat
5. Bersikap obyektif dan jujur
6. Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan
7. Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
8. Menguasai metode pencatatan secara sistematis
9. Menguasai metode pengolahan data
10. Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.
11. Menyimpulkan hasil rapat

Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu dalam
menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh
seorang notulis adalah sebagai berikut:

Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat,
pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus
mengetahui susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan
agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.
Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat
yang lain pada saat pelaksanaan rapat.

Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau
menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.
Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat
rapat berlangsung.

Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan
kesimpulan rapat.
Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.
Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh
informasi secara maksimal.
Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk
menulis notulis.

Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena
menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.
Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan
rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula akhir.
Telah dikemkakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya
persidanga (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

Notula ini dapat disusun sebelum rapat, pada saat rapat berlangsung atau sesudah
rapat. Notula terbagi menjadi dua jenis yaitu:

1. Notula Harfiah
Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata
demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau
menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte
atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari
keduanya.

2. Notula Rangkuman
Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh
karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis
harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh
seorang notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat da tujuan rapat. Apabila
pembicaraannya tidak seseuai dengantema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu
menulis di dalam notula rapat.
Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam
kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula harus ditulis dengan
kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain. Untuk itu,
seorang notulis harus terampil mendengarkan setiap pembicaraan, meringkas,
mencatat sambil mendengarkan pembicaraan berikutnya.

Effectiveness of meeting
Uliel Ambry Admin Puk Masari

Sumber : http://ridwanjuli.blogspot.com

Tinggalkan Balasan

Please log in using one of these methods to post your comment:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s